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Auxiliar de Serviços Administrativos (Temporária) Full-time

de MSD São Paulo em São Paulo (Publicado em 22-06-2022)

As maiores invenções não seriam trazidas ao mercado sem o gerenciamento de projetos e suporte administrativo corretos. Incorporadas em todas as partes da organização, nossas equipes do Administrativo garantem que nossos conceitos se tornem realidade.

Detalhes importantes:

Esta é uma posição em modalidade contratual temporária.

Trabalho presencial até duas vezes na semana em São Paulo (Capital).

Funções básicas e Responsabilidades:

Performar atividades administrativas avançadas dentro do setor de iCMC LATAM, contribuindo com alta iniciativa e atitude proatividade, baseando-se em interações cooperativas entre as áreas bem como um recurso de negócio em procedimentos e práticas em projetos assignados. Ativamente participará no desenvolvimento administrativo de projetos.

Providenciará suporte completo no departamento para performar atividades diárias e conduzir análises requeridas, revisões, recomendações e relatórios para projetos especiais que impactam a área de negócio para serem respondidos no tempo correto.

Habilidades como comunicação efetiva, objetividade e confidencialidade são essenciais.

Conduzir todas as atividades de trabalho de maneira segura e responsável, seguindo todas as normas de segurança, meio ambiente e políticas de compliance.

Liderar por exemplo, ativamente participando em treinamentos requeridos e atividades do comitê, providenciando suporte e promovendo um trabalho consciente.

Atividades:

Irá lidar com atividades administrativas, como garantir a correspondência correta e fluxo de informações, manusear cópias físicas e eletrônicas documentais, gerir inventários de suprimentos administrativos.

Organizará agendas providenciando agendamento em tempo real e suporte ao time com reservas em salas, áreas restritas e organizando cronogramas para reuniões e as atas dos eventos de tais encontros.

Providenciará o suporte necessário para viagens a nível nacional e internacional para visitantes e colaboradores, desde reservas antecipadas, embarques e desembarques de e para o Brasil, além de também gerenciar o retorno para a local de origem e garantir que todos os envolvidos recebem informações relevantes no tempo correto e de maneira segura.

Fornecerá suporte no budget da área de controladoria ao gerenciar gastos, compras e ordens de pagamento, analisando as contas da área.

Enviará relatórios de despesas para a os líderes da área.

Organizará e coordenará eventos e projetos especiais, como visitas internacionais, reuniões de times e participação em conferências, seminários e treinamentos.

Ofertará suporte aos líderes da área em resolver questões e desafios administrativos

Coordenará e performará múltiplas atividades, entendendo princípios de projetos e habilidades técnicas relacionadas aos seus próprios afazeres. Prioridades de trabalho são revisadas com pouca supervisão.

Será o representante da área em fóruns com outras áreas de suporte como Finanças, Facilities/Site Services, Compras e outros.

Habilidades requeridas:

Habilidades computacionais: Windows 10, Office 365 (Outlook, Word, Power Point, Excel). Conhecimento em SAP, MS Teams, SharePointe, OneNote são um plus.

Habilidades avançadas de secretariado com pensamento para resolução de problemas, proatividade, organização e senso de trabalho em equipe.

Comunicação profissional, escrita e verbal.

Formação acadêmica superior em qualquer curso.

Inglês fluente ou avançado é mandatório.

Espanhol básico é desejável.

Nossas funções de suporte prestam serviços e fazem recomendações sobre maneiras de melhorar nosso local de trabalho e a experiência de trabalhar em nossa organização. Nossas funções de suporte incluem RH, Finanças, Tecnologia da Informação, Jurídico, Aquisições, Administração, Instalações e Segurança.

Quem somos?

Somos conhecidos como Merck & Co., Inc., Rahway, New Jersey, USA nos Estados Unidos e Canadá, e como MSD nos demais lugares. Há mais de um século, temos trabalhado pela vida, criando medicamentos e vacinas para muitas das doenças mais desafiadoras do mundo. Hoje, nossa empresa continua na vanguarda da pesquisa para oferecer soluções de saúde inovadoras e avançar na prevenção e no tratamento de doenças que ameaçam pessoas e animais em todo o mundo.

O que buscamos...

Imagine levantar-se de manhã para um trabalho tão importante quanto ajudar a salvar e melhorar vidas em todo o mundo. Aqui, você tem essa oportunidade. Você poderá trazer sua empatia, criatividade e conhecimentos científicos ou digitais, para trabalhar em colaboração com um grupo diverso de colegas que buscam e trazem esperança para inúmeras pessoas que estão lutando contra algumas das doenças mais desafiadoras do nosso tempo. Nossa equipe está em constante evolução, portanto, se você for curioso e tiver esse propósito, junte-se a nós e comece a causar um impacto positivo hoje mesmo.

Invent.

Impact.

Inspire.

Temos orgulho de ser uma empresa que acredita no valor de trazer pessoas de diferentes perfis, talentosas e comprometidas. A maneira mais rápida de revolucionar a inovação é quando ideias diversas se reúnem em um ambiente inclusivo. Incentivamos nossos colaboradores a abordar os problemas coletivamente e desafiar de forma respeitosa o raciocínio uns dos outros. Somos um empregador focado em promover iguais oportunidades aos nossos colaboradores, comprometido a incentivar um local de trabalho inclusivo e diversificado.

Current Employees apply HERE

Current Contingent Workers apply HERE

Secondary Language(s) Job Description:

The greatest inventions would not be brought to market without the right project management and administrative support. Woven into every part of the organization, our Administrative teams makes sure our concepts become reality.

Important details:

This is a temporary position.

This position supports remote work, with in-person work up to two days per week at São Paulo.

Position Overview - Basic Functions & Responsibility

Essential function(s) includes, but is not limited to:

Performing advanced administrative tasks within iCMC LATAM, contributing with a high initiative and pro-active attitude, based on a cooperative interaction among areas, as well as a business resource on procedures and practices of assigned projects. Actively participates in the development of the project administration.

Providing the departmental full assistance to perform daily work assignments and conducts required analysis, reviews, recommendations and reports to special projects that impact the area business to be responded on time. Effective communication, objectivity and confidentiality are essentially required skills.

Conducting all work activities in a safe and environmental responsible manner, following all applicable safety, environmental and compliance policies, procedures and guidelines. Leads by example, actively participating in required training and committee assignments, and assisting in promoting a positive conscious work environment.

Primary Activities

Primary activities include, but are not limited to:

Handling office tasks, such as ensuring proper correspondence and information flow, maintaining electronic and hard copy filing system and managing office supply inventories.

Organizing agendas and providing real-time scheduling support by booking appointments and rooms for the area staff, setting up for meetings and preparing/distributing meeting agendas and minutes.

Providing necessary support on national and international travel arrangements to visitors and employees, since from early reservations, arrivals and departures in/from Brazil and post return to origin and assuring that all people involved receive timely and complete information related to the visit.

Assisting in controlling area budget by controlling expenses, purchase and payment orders and analyzing the area charged accounts.

Issuing expense reports for the area staff.

Organizing/coordinating events and special projects, such as international visits, team meetings and participation in conferences, seminars and training.

Supporting area staff in solving administrative questions and issues.

Coordinating and performing multiple tasks, understanding project principles and technical skills related to own work assignments. Work priorities are reviewed with little supervision.

Being an area representative in forums with other support areas such as Finances, Facilities/Site Services, Procurement, etc.

Required Skills

Required computer skills ? Windows 10, Office 365 (mainly outlook, word, power point and excel). Knowledge in SAP, MS Teams, SharePoint, OneNote are a plus.

Advanced secretarial abilities with problem solving skills, pro-activity, highly organized, sense of teamwork.

Professional communication skills ? written and verbal.

University degree (any).

Fluent or Advanced English mandatory.

Basic Spanish language is desirable.

Our Support Functions deliver services and make recommendations about ways to enhance our workplace and the culture of our organization. Our Support Functions include HR, Finance, Information Technology, Legal, Procurement, Administration, Facilities and Security.

Who we are ?

We are known as Merck & Co., Inc., Rahway, New Jersey, USA in the United States and Canada and MSD everywhere else. For more than a century, we have been inventing for life, bringing forward medicines and vaccines for many of the world's most challenging diseases. Today, our company continues to be at the forefront of research to deliver innovative health solutions and advance the prevention and treatment of diseases that threaten people and animals around the world.

What we look for ?

Imagine getting up in the morning for a job as important as helping to save and improve lives around the world. Here, you have that opportunity. You can put your empathy, creativity, digital mastery, or scientific genius to work in collaboration with a diverse group of colleagues who pursue and bring hope to countless people who are battling some of the most challenging diseases of our time. Our team is constantly evolving, so if you are among the intellectually curious, join us?and start making your impact today.

Invent.

Impact.

Inspire.

We are proud to be a company that embraces the value of bringing diverse, talented, and committed people together. The fastest way to breakthrough innovation is when diverse ideas come together in an inclusive environment. We encourage our colleagues to respectfully challenge one another?s thinking and approach problems collectively. We are an equal opportunity employer, committed to fostering an inclusive and diverse workplace.

Search Firm Representatives Please Read Carefully

Merck & Co., Inc., Rahway, NJ, USA, also known as Merck Sharp & Dohme LLC, Rahway, NJ, USA, does not accept unsolicited assistance from search firms for employment opportunities. All CVs / resumes submitted by search firms to any employee at our company without a valid written search agreement in place for this position will be deemed the sole property of our company. No fee will be paid in the event a candidate is hired by our company as a result of an agency referral where no pre-existing agreement is in place. Where agency agreements are in place, introductions are position specific. Please, no phone calls or emails.

Employee Status:

Temporary (Fixed Term)

Relocation:

Domestic

VISA Sponsorship:

Travel Requirements:

Flexible Work Arrangements:

Shift:

Valid Driving License:

Hazardous Material(s):

Requisition ID: R186263


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